Dokumentacja pracownicza – 5 najważniejszych kwestii
Co to jest „dokumentacja pracownicza”?
To najprościej rzecz ujmując, akta osobowe oraz wszelkie dokumenty wynikające z faktu zatrudnienia. Pracodawca ma prawny obowiązek założenia oraz prowadzenia indywidualnej dla każdego pracownika dokumentacji. Co więcej, zaniechanie tego obowiązku podlega karze grzywny w wysokości od 1 000 do nawet 30 000 zł.
Jakie dokumenty wchodzą w skład?
Poprawnie prowadzone akta osobowe składają się z 5 części oznaczonych literami A-E i kolejno zawierają dokumenty związane z: ubieganiem się o pracę, nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem, ustaniem zatrudnienia, odpowiedzialnością porządkową, a także kontrolą trzeźwości. Ponadto, oprócz akt osobowych pracodawca ma obowiązek prowadzić również dokumentację czasu pracy, wraz z dokumentacją urlopu, listę wypłaconych wynagrodzeń i innych świadczeń oraz ewidencję przydziału odzieży i obuwia lub alternatywnie dokumentację związaną z wypłatą ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia.
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
Proces gromadzenia zasadnych dokumentów jest oczywiście konieczny, lecz jednocześnie niezwykle pracochłonny. W związku z tym warto rozważyć korzystanie ze zautomatyzowanych narzędzi, takich jak np. aplikacje umożliwiające rejestrację czasu pracy. System każdorazowo zapisuje wejście i wyjście z siedziby firmy, aby następnie zliczyć przepracowane godziny i na koniec miesiąca dostarczyć pracodawcy dokładne listy obecności.
W jaki sposób archiwizować dokumenty?
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona oraz przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i w pełni elektronicznej. Najważniejsze, aby zagwarantować jej poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz niezależnie od formy, uchronić ją przed całkowitym zniszczeniem, tudzież uszkodzeniem, a także dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku wersji cyfrowej powinniśmy dodatkowo zwrócić uwagę na odpowiednią funkcjonalność wyszukiwania, eksportu oraz wydruku.
Jak długo przechowywać?
Wyróżniamy dwa okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, przez 50 lub 10 lat. Zastosowanie ma tutaj zasada, iż w przypadku pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999, dokumenty należy zachować przez co najmniej 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, a w przypadku osób zatrudnionych po 2018 roku dokumentację przechowujemy przez minimum 10 lat, ale licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono zatrudnienie. Sytuacja jest jednak wyjątkowa w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., lecz przed 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złoży specjalne raporty informacyjne do ZUS-u, wówczas czas ten można skrócić do 10 lat.
Źródła:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320, z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357).
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.).