Meldunek w Holandii – wskazania i wskazówki

Wiemy już, że przybywając do krajów Unii Europejskiej, możemy przebywać na ich terytorium bez zgłaszania tego faktu właściwym władzom. Jednak, jeżeli planujemy przebywać dłużej na terenie danego kraju, a także podjąć w nim pracę, powinniśmy stosować się do zasad w nim panujących. Holandia, tak jak i inne kraje posiada szereg praw i obowiązków, które musimy wypełnić, jeśli chcemy tam legalnie żyć. Jednym z nich jest obowiązek meldunkowy. 

Dlaczego meldunek jest ważny i do czego nas uprawnia w królestwie tulipanów? 

W ferworze i emocjach związanych z przeprowadzką może zdarzyć się, że zapomnimy o istotnych elementach, takich jak meldunek. W Holandii mamy dwa rodzaje meldunku: stały i tymczasowy. 

Meldunek tymczasowy jest nieobowiązkowy, a skorzystać z niej mogą osoby, planujące pobyt krótszy niż cztery miesiące. Z tej opcji korzystają osoby przyjeżdżające do pracy sezonowej.

Meldunek stały wymagany jest, jeśli planujemy pobyt dłuższy niż cztery miesiące. Dzięki temu uzyskujemy status rezydenta, który uprawnia nas do szeregu praw oraz dostępu do wielu usług. 

Wśród usług, do których zyskujemy prawo po zameldowaniu się, znajduje się dostęp do systemu opieki zdrowotnej. Ponadto, po zameldowaniu się zyskujemy dostęp do lokalnych usług publicznych, między innymi bibliotek czy wsparcia socjalnego. 

Posiadając meldunek, możemy uzyskać numer BSN (Burgerservicenummer), który jest nam potrzebny, jeśli chcemy podjąć pracę, wypełnić deklarację podatkową oraz założyć konto bankowe. 

Na zameldowanie się mamy pięć dni od przybycia do Holandii, a można go dokonać w urzędzie gminy, na terenie, której będziemy mieli zamiar mieszkać. Możemy umówić się na wizytę telefonicznie, a na podany numer telefonu zostanie wysłane powiadomienie z potwierdzeniem terminu spotkania, a także wszystkimi ważnymi informacjami. 

Przed spotkaniem należy przygotować sobie następujące dokumenty.

Część z nich dobrze jest przywieźć ze sobą z Polski, najlepiej w wersji wielojęzykowej. Żeby dokonać meldunku, potrzebujemy: 

Dokument tożsamości: paszport lub dowód osobisty (Pamiętajmy, że paszport jest dokumentem międzynarodowym, więc bez problemu jest akceptowany praktycznie wszędzie).

Dokument potwierdzający możliwość zamieszkania w Holandii np. umowa kupna lub najmu lokalu, bądź oświadczenie głównego najemcy lokalu, jeśli wynajmujemy pokój. Jeśli wynajmujemy pokój, potrzebujemy również kopii dowodu tożsamości głównego najemcy. 

Odpis aktu urodzenia (własny),

Odpis aktu stanu cywilnego,

(Opcjonalnie) odpis prawomocnego wyroku sądowego o stwierdzeniu rozwodu,

(Opcjonalnie) odpis aktu zgonu współmałżonka,

(Opcjonalnie) odpis aktu urodzenia dzieci, a także dokument potwierdzający adopcję. 

Powyższe dokumenty powinny być w formie wielojęzycznej lub przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Warto zauważyć, że nawet pozostając stanu walnego, musimy przedstawić odpowiedni akt podczas spotkania z urzędnikiem. Wszystkie zmiany powinny być udokumentowane i potwierdzone przez tłumacza przysięgłego. Nawet jeśli nie posiadamy kompletu dokumentów, np. jesteśmy w trakcie rozwodu, to powinniśmy skontaktować się z urzędnikiem właściwej gminy, aby dokonać meldunku. W niektórych sytuacjach istnieje możliwość dostarczenia dokumentów w późniejszym terminie. Wszystkie dokumenty i akty mają termin ważności sześć miesięcy. 

Dokonanie meldunku jest bezpłatne. 

Po dokonaniu wszystkich formalności zostaniemy zarejestrowani w Systemie Ewidencji Ludności, a także nadany zostanie nam numer identyfikacji socjalno-fiskalnej.

Listownie zostaniemy poinformowani o zameldowaniu i przyznanym numerze BSN. Pamiętajmy, że z Systemu Ewidencji Ludności korzystają powiązane z nim instytucje. Poza tym wszystkie dane osobowe są utajnione. Listę instytucji, które mają dostęp do nich, można sprawdzić online. Możemy również uzyskać wgląd do naszych informacji, znajdujących się w systemie poprzez stronę serwisu Overheid.nl. Wszelkie błędy i nieprawidłowości zgłaszamy w urzędzie gminy właściwym do naszego miejsca zamieszkania. Urzędnik sprostuje je i uzupełni braki, wykorzystując przedłożone dokumenty. 

Wszyscy członkowie naszej rodziny, przebywający w Holandii, również muszą się zameldować. 

Czasami agencje pracy sezonowej oferują swoim pracownikom możliwość zameldowania. 

Po wyjeździe z Holandii możemy zostać wyrejestrowani, dlatego też po powrocie należy się powtórnie zameldować.

Co się stanie, jeśli się nie zameldujemy?

Przede wszystkim nie będziemy mieli dostępu do podstawowych usług, czyli opieka medyczna czy bankowość. Będziemy mieli też trudności z załatwieniem spraw urzędowych lub skorzystania z pomocy socjalnej. Największym utrudnieniem może się, jednak okazać problem z załatwieniem formalności związanych z pracą i opodatkowaniem. 

Dodatkowymi problemami związanymi z zaniechaniem meldunku, są konsekwencje prawne. Przede wszystkim grozi nam grzywna. Ponadto brak meldunku może wpłynąć na naszą historię kredytową oraz status prawny. Na co ma to wpływ? Na przykład na wynajem mieszkania lub uzyskanie pożyczki nawet na nowy telefon. 

Meldunek w Holandii jest także ściśle związany z procesem rozliczania podatków, ponieważ jest wymagany w sytuacji, gdy mamy zwrot podatku.

Jak już wspominaliśmy wcześniej, dokonując meldunku, zyskujemy status rezydenta, który jest wykorzystywany przez urząd podatkowy. Biorąc pod uwagę meldunek, dostosowuje się odpowiedni formularz deklaracji podatkowej. Są trzy rodzaje formularzy:

C-form – dla osób niezameldowanych,

M-form – dla osób zameldowanych przez część roku,

P-form – dla osób zameldowanych przez cały rok. 

Różnią się również terminy składania deklaracji podatkowych. Zameldowane osoby muszą to zrobić do 1 maja, podczas gdy niezameldowane mają czas do 1 lipca. 

Mając powyższe informacje, jesteśmy świadomi, że aby żyć i funkcjonować w Holandii, musimy się jak najszybciej zameldować. 

Przed wyjazdem z Polski upewnijmy się, że mamy przy sobie komplet wymaganych i odpowiednio przetłumaczonych dokumentów. Jeśli posiadamy akty wielojęzyczne z dołączonymi adnotacjami, to muszą one być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Tak przygotowani unikniemy niepotrzebnych stresów i ewentualnych problemów.